0 kohdetta

Rekisteriseloste

Sitoudumme kunnioittamaan yksityisyys- ja tietosuojaa. Käsittelemme henkilötietoja vastuullisesti tietosuojalainsäädännön asettamissa puitteissa.

 

Asiakasrekisterin rekisteriseloste

Päivitetty 22.5.2018

1. Rekisterin nimi

Suomen UN Women ry asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Suomen UN Women ry (jäljempänä Suomen UN Women)
Työpajankatu 10 A, 4. kerros
00580 Helsinki
(09) 6940 944

3. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Suomen UN Women / Asiakasrekisteri
Työpajankatu 10 A, 4. kerros
00580 Helsinki
(09) 6940 944
toimisto(at)unwomen.fi

4. Henkilötietojen käsittelyjen tarkoitus ja käsittelyn peruste 

Suomen UN Women tukee UN Womenin työtä sukupuolten välisen tasa-arvon saavuttamiseksi viestinnällä, vaikuttamistyöllä ja keräämällä varoja UN Womenin ohjelmiin ja toimintaan.

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen ja ylläpitämiseen, markkinointiin, asiakkaiden tilausten arkistointiin ja käsittelyyn ja muuhun tietosuojalainsäädännön mukaiseen henkilötietojen käsittelyyn liittyen Suomen UN Womenin tarkoituksiin ja tutkimustoimintaan. Henkilötietojen käsittely edellä mainittuihin tarkoituksiin perustuu Suomen UN Womenin ja asiakkaan välisen sopimuksen toteuttamiseksi sekä Suomen UN Womenin oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Suomen UN Womenin oikeutetut edut liittyvät asiakassuhteen ylläpitämiseen ja uusien asiakassuhteiden muodostamiseen, asiakasviestinnän toteuttamiseen sekä Suomen UN Womenin toiminnan markkinointiin. Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Muuten rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Rekisterin tietoja käytetään Suomen UN Womenin suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt. Sähköiseen suoramarkkinointiin pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Asiakkaan etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Tiedot kielestä, sukupuolesta ja syntymäajasta
  • Tunnistustiedot (Suomen UN Womenin asiakasnumero)
  • Asiakkaan itse antamat pankkitilitiedot (kuukausilahjoittajan suoraveloitus-, e-lasku- tai suoramaksusopimuksen tehneillä asiakkailla)
  • Asiakassuhteen peruste
  • Asiakassuhteen alkamis- ja päättymistiedot
  • Jäsenyys ja mahdolliset luottamustoimitiedot
  • Kiinnostustiedot (kiinnostus jäsenyyteen, vapaaehtoisuuteen, tuotemarkkinointiin)
  • Mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja yhteydenottokiellot


6. Henkilötietojen säilytysajan määräytymisperusteet

Rekisterinpitäjä säilyttää vain järjestön toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään asiakassuhteen rekisteröimisen yhteydessä ja asiakassuhteen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Tietoja voidaan päivittää ja tarkistaa yleisistä rekistereistä kuten väestötietojärjestelmästä.

Asiakassuhde syntyy, kun asiakas
1) tekee lahjoituksen Suomen UN Womenille;

2) tilaa tuotteita;

3) suostuu henkilötietojensa käyttämiseen tai luovuttamiseen Suomen UN Womenille sähköistä suoramarkkinointia varten;

4) liittyy Suomen UN Womenin jäseneksi

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille paitsi seuraavalla poikkeuksella: viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuoja-lainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirrettävät tiedot liittyvät sähköpostiviestinnän toteuttamiseen. Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolisten maiden lainsäädäntö ei välttämättä takaa henkilötiedoille vastaavaa suojaa kuin EU:n oikeus. Suomen UN Women soveltaa kuitenkin siirron yhteydessä tietosuojalainsäädännön mukaisia suojamekanismeja, kuten EU-US Privacy Shield -järjestelyä, joilla taataan tietosuojalainsäädännön edellyttämä henkilötietojen suoja.

10. Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan oikaista, poistaa tai täydentää rekisterinpitäjän toimesta tai rekisteröidyn vaatimuksesta sekä rekisterinpitäjän toimesta asiakas/jäsensuhteen loppumisen vuoksi. Lisäksi tietoja voidaan joutua poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli rekisteröity väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla esimerkiksi rikollista toimintaa.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteriä käsitellään ehdottoman luottamuksellisena ja se on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterin käyttöoikeuksia myöntää ja valvoo rekisteriasioista vastaava henkilö.

Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän rekisteriselosteen kohdan 15 mukaisesi. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa hänen henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin. Rekisteröity voi antaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja kanavakohtaisesti, käyttämällä rekisteriselosteen alussa kuvattuja yhteystietoja.

14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja saada niistä kopiot. Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään ottamalla yhteyttä rekisteriin merkittyyn yhteyshenkilöön.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän rekisteriselosteen kohdan 15 mukaisesti.

15. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä ensisijaisesti kirjallisesti rekisteriselosteen kohdassa 3 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Mikäli sähköpostiyhteydenotto ei ole mahdollinen, voidaan vaihtoehtoisesti yhteydenotto suorittaa kirjepostina tai asiakaspalveluyhteydenottona rekisteriselosteen kohdan 3 mukaisiin yhteystietoihin.